구축사례

“몇 개 지역으로 캠퍼스가 분리돼 있는 계명대학교는 그룹웨어 도입으로 행정업무의 시·공간적 제약을 극복했습니다. 프로젝트 완료 후 이전에 비해 문서관리 효율성이 높아졌고, 전자결재 절차가 간소화되었습니다. 이는 의사 결정의 신속성으로 이어졌습니다(김태식 선생님, 계명대학교).”

계명대학교는 대학행정을 보다 원활하게 수행하기 위해서는 각종 문서관리 및 결재를 전자화해야 한다는 필요성에 따라 시스템 도입을 검토하게 되었습니다. 이와 같은 검토 배경에는 사립대학교의 업무 흐름에 맞는 커스터마이징의 능력 및 사립대학교의 업무 프로세스와 문화를 이해하는 Best Practice를 보유하고 있는 IT기업 및 솔루션과의 파트너쉽에 초점이 맞춰져 있었습니다.

계명대학교는 시스템 구축과정에서 각 기관의 내부품의를 거쳤고, 다양한 부서에서 구축에 대한 의견을 내도록 하였습니다. 시스템 구축과정에서 문서의 위·변조 방지를 보장하는 것이 가장 큰 이슈였지만, 이미 행정자치부의 시험을 통과한 가온아이의 제품이라는 점에서 큰 문제점은 발생하지 않았습니다.

계명대학교는 전자결재를 비롯하여 커뮤니티, 메일, 자료관의 기능을 단일 뷰로 관리할 수 있게 되었습니다. 문서관리 효율성이 높아졌으며, 전자결재 절차가 간소화되어 의사결정의 속도가 빨라졌습니다. 또한, 계명대학교 관련 산하 법인과의 문서유통의 자동화가 가능해졌습니다.