[그룹웨어] 투썸플레이스, 독립적인 그룹웨어 시스템 구축사례 인터뷰

작성자

가온아이

작성일

2021-06-04 16:29

조회

5698

투썸 플레이스는 CJ 계열사인 푸드빌에서 2002년 투썸 플레이스 브랜드를 런칭하여

신촌 1호점을 시작으로 프리미엄 디저트 카페의 탄생을 알렸으며, 2009년도 국내 가맹사업을 시작으로 2011년에는 중국 1호점을 오픈하며 해외 시장에 프리미엄 디저트 문화를 전파하고 있습니다.

2018년 2월 씨제이푸드빌(주)로 부터 투썸 플레이스 사업부분을 물적 분할하여 투썸플레이스(주)가 설립되었으며 현재는 현재 약 국내/외 1360여개의 매장 보유 및 국내 대표 프리미엄 디저트 카페를 운영하는 국내 매출 2위 규모의 회사로 성장하고 있습니다.

저는 투썸 플레이스가 2019년 단독 법인으로 홀로서기를 시작한 이후, IT 전략팀에서 BEST 시스템 (Best Enterprise System of Twosome: 그룹웨어, ERP, POS, Mobile 시스템 등 투썸 플레이스 운영시스템) 운영 총괄 업무를 수행하고 있습니다.

일단 기존 업무시스템이 분할 전의 CJ그룹 기준으로 구축되어 있어, 투썸 플레이스 만의 업무 활용 및 개선에 제약이 많은 상태였습니다.

기존에 CJ 그룹웨어를 사용하고 있었기 때문에, 그룹사의 공통적인 업무 위주로만 활용이 가능 했었는데요, 투썸 플레이스의 약 1,500명의 임직원과 중국법인, 관련 협력사가 함께 협업할 수 있도록 각 팀별, 업무별로 생성되는 다양한 정보, 문서들을 통합/공유하고 각 문서들을 기업의 자산으로 자산화하기 위해 투썸 플레이스 만의 업무 시스템이 시급한 상황이었습니다.

이러한 상황에서 빠른 구축이 가능하면서 안정적인 솔루션을 검토하였고, 구축 전 사전PI를 통한 AS-IS 분석 등을 통해 최종적으로 다양한 구축경험과 많은 고객을 보유하고 있는 가온아이 그룹웨어를 제안을 받고 도입하게 되었습니다.

투썸 플레이스는 그룹웨어의 포탈과 업무 기능(메일, 주소록, 일정관리, 전재결재, 자원관리 등)을 비롯하여 모바일 그룹웨어, 메신저, 협업 솔루션을 도입했습니다.

사실 도입과정 중 솔루션 기반의 시스템을 도입하다 보니 정해진 예산과 기간에 비해 커스터마이징의 한계가 있어 정해진 기간에 구축에 대한 완성도를 높여야 하는 부분이 어렵고 아쉬운 부분이 있었습니다만 가온아이 그룹웨어를 사용하며 투썸 만의 업무환경으로 어느정도 개선할 수 있는 환경이 제공되었습니다.

오픈 때에도 코로나 19로 인해 직접적인 교육진행이 불가하여 동영상 및 매뉴얼로 대체하였는데, 그룹웨어 특성상 계속 사용하던 업무계 시스템이다 보니 큰 어려움없이 시스템을 사용하고 있는 것 같습니다.

그룹웨어 오픈하여 현재까지 시스템을 사용하며 사용자들이 가장 많이 사용하는 기능은 역시 메일과 전자결재 기능입니다.

또 회의실을 따로 가지 않고도 사용현황과 예약을 진행할 수 있는 자원관리 기능도 많이 활용하고 있습니다.

투썸 플레이스만의 업무환경을 위해 연동을 진행한 기능들도 활용하고 있는데요, 그룹웨어와 이미지 변환 에디터, 엑셀 편집 에디터 연동 기능입니다.

먼저, 이미지 변환 에디터의 경우에는 최근 모바일로 업무를 처리하는 경우가 많아지는 환경이기 때문에, 모바일에서 문서 확인을 더 정확하게 할 수 있도록 모바일 그룹웨어와 연동하여 각 종 문서 및 첨부파일 리드 시 본문을 이미지로 변환하여 원본 내용을 그대로 볼 수 있게 하였습니다.

엑셀 편집 에디터 연동은 투썸 플레이스는 업무 플랜을 계획하고 실행하기 위해 56주 플랜이라는 업무 관리를 위해 도입했습니다. 투썸 플레이스는 업무 플랜 등 일부 업무 문서 및 데이터를 엑셀 문서로 관리하고 있는데요, 각 엑셀 문서들을 웹 폴더를 통해 공유하고 각 엑셀문서를 웹 화면에서 바로 보고 편집할 수 있도록 했습니다.

투썸의 경우 KPI(업무 플랜), 상품개발, 주간, 월간 회의 등 일부 업무 문서 및 데이터를 엑셀 프로그램을 활용하여 관리하고 있기 때문에 해당 부분에 대해 웹 화면에서 바로 보고 편집할 수 있도록 웹 폴더 기능을 확장했습니다.

전문성을 갖춘 개발자 운영 계약을 통한 실시간 업무 대응으로 운영 관리가 용이 했습니다.

투썸 플레이스는 그룹웨어 오픈 이후 가온아이와 유지보수 계약을 통해 전담 인력이 1:1 로 기술지원 및 유지보수를 지원받고 있습니다.

투썸 플레이스 관리 담당자가 지정되며 접수율과 접점 시간이 단축되었고, 담당자별 차이가 있겠지만 대응이 빨라지고 긴급한 건에 대해서는 빠른 조치가 이루어지고 있는 것 같습니다.

가온아이 그룹웨어가 많은 고객사 구축 경험과 구축사 AS-IS 파악된 내용을 통해 특수한 기능이나 만족도가 높은 기능들은 흡수하여 제품 개선 및 버전 업을 진행하여 최적의 솔루션으로 발돋움 되었으면 좋겠습니다.

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