“영남대학교는 그룹웨어를 구축해 행정시스템과 연동하여 각종 결재를 전자적으로 진행하고 있습니다. 우리 대학은 가온아이의 전자문서시스템 도입으로 결재라인을 선진화하고 결재시간을 대폭 줄일 수 있었습니다. 구성원들은 ‘업무처리가 훨씬 편리해졌다’며 새시스템에 잘 적응하고 있습니다(변창배 선생님, 영남대학교).”

“몇 개 지역으로 캠퍼스가 분리돼 있는 계명대학교는 그룹웨어 도입으로 행정업무의 시·공간적 제약을 극복했습니다. 프로젝트 완료 후 이전에 비해 문서관리 효율성이 높아졌고, 전자결재 절차가 간소화되었습니다. 이는 의사 결정의 신속성으로 이어졌습니다(김태식 선생님, 계명대학교).”

“동아대학교의 교수들은 해외에 출장을 나가서도 웹으로 학교 그룹웨어에 접근해 긴급한 업무를 처리할 수 있습니다. 우리 대학은 4 0여개의 행정업무를 이 시스템을 통해 전자화하는 성과를 거뒀습니다(방헌종 과장님, 동아대학교).”


디지털시대의 도래는 IT와 교육환경의 패러다임에 근본적인 변화를 수반하고 있으며 이에 따라 정보화가 경영을 위한 보조적 수단에서 전략적인 수단으로 인식되고 있습니다.

가온아이는 2003년부터 인하대학교를 시작으로 울산대학교, 동아대학교, 영남대학교, 계명대학교, 수원여대, 대구대학교 등에 성공적인 대학정보포털을 구축하면서 교육정보 분야의 선도기업으로 평가 받고 있습니다. 가온아이의 대학포털 성공사례를 중심으로 한 “e-Campus를 향한 발걸음 대학 지식경영의 패러다임”은 교육환경의 변화에 따른 패러다임의 변화 속에서 교육 경쟁력을 강화하고자 하는 교육기관에 많은 도움이 될 것입니다.

제1부: 대학, 지식공동체로 변화하고 있다
제2부: 닷넷 기반 대학정보포탈로 지식경영의 새 지평을 열다
제3부: 대학정보포탈 성공사례(영남대학교 사례, 계명대학교 사례, 동아대학교 사례)
제4부: 대학정보포탈 구성 방향
제5부: 플랫폼 선정을 위한 의사결정권자들의 고려사항
제6부: 주요 닷넷 서버 제품군

영남대학교는 90년대부터 그룹웨어 시스템을 사용하여 왔고, 2002년도에는 웹 기반의 그룹웨어를 도입하여 왔으나 향후 대학 정보 포털을 위해 필수적인 종합행정시스템과의 유기적인 연계 및 이기종 시스템과의 연동을 통한 확장을 위해 보다 강력한 웹기반의 그룹웨어를 검토하게 되었습니다.

계명대학교는 대학행정을 보다 원활하게 수행하기 위해서는 각종 문서관리 및 결재를 전자화해야 한다는 필요성에 따라 시스템 도입을 검토하게 되었습니다. 이와 같은 검토 배경에는 사립대학교의 업무 흐름에 맞는 커스터마이징의 능력 및 사립대학교의 업무 프로세스와 문화를 이해하는 Best Practice를 보유하고 있는 IT기업 및 솔루션과의 파트너쉽에 초점이 맞춰져 있었습니다.

동아대학교는 기존 C/S 기반의 외산 그룹웨어를 운영하고 있었지만, 활용도와 친숙도를 강화하여 업무 효율화를 위해서는 웹기반의 그룹웨어의 도입이 중요하다고 판단하여 시스템을 도입을 검토하게 되었습니다.

영남대학교는 가온아이의 ezFlow2000/G을 학사시스템과 연동하여 사용하였습니다. 예를 들어 연가관리는 학사행정시스템에서 관리되는 부문을 전자결재로 돌렸으며, 비품 및 자산이관 폐기 업무의 경우는 학사행정시스템에서 입력하면 전자결재시스템에서 이에 대한 결재를 진행하는 것입니다.

계명대학교는 시스템 구축과정에서 각 기관의 내부품의를 거쳤고, 다양한 부서에서 구축에 대한 의견을 내도록 하였습니다. 시스템 구축과정에서 문서의 위·변조 방지를 보장하는 것이 가장 큰 이슈였지만, 이미 행정자치부의 시험을 통과한 가온아이의 제품이라는 점에서 큰 문제점은 발생하지 않았습니다.

동아대학교는 그룹웨어를 포함하고 있는 포털 내부에 지식관리시스템, 전자문서관리시스템, 커뮤니티 등의 기능을 모두 구현하였습니다.

영남대학교는 의사결정 시간을 혁신적으로 단축하였으며, 전자결재 도입에 따른 권한이행이 많아져서 행정업무의 효율성을 기할 수 있게 되었습니다. 도입 이후 80% 이상의 업무를 전자결재를 통해 처리하고 있으며, 이로 인해 시간과 공간의 제약 없이 업무를 진행할 수 있게 되어 비용측면에서도 상당한 효과를 거두었습니다.

계명대학교는 전자결재를 비롯하여 커뮤니티, 메일, 자료관의 기능을 단일 뷰로 관리할 수 있게 되었습니다. 문서관리 효율성이 높아졌으며, 전자결재 절차가 간소화되어 의사결정의 속도가 빨라졌습니다. 또한, 계명대학교 관련 산하 법인과의 문서유통의 자동화가 가능해졌습니다.

동아대학교는 시간과 장소에 구애 없이 학교 그룹웨어를 통하여 업무를 처리할 수 있는 One-Stop 업무 환경 체제를 구현하였으며, 40여개의 행정업무를 해당 시스템을 통해 진행할 수 있도록 전자화하는 데 성과를 거뒀습니다.

* 영남대학교 소개	산업부문 : 교육
영남대학교는 1967년 학교법인 영남학원에서 대구대학(1947년 설립)과 청구대학(1950년 설립)을 합병하면서 설립되었습니다. 2003년 현재 영남대학교는 8개 대학원, 13개 단과대학, 29개 학부, 71개 전공으로 구성되어 있으며, 다양한 부속기관과 부설연구기관, 부설교육기관을 보유하고 있습니다.
* 계명대학교 소개	산업부문 : 교육
계명대학교는 1954년 3월 미국 북장로교 주한 선교부에서 설립한 계명기독학관으로 발족하였으며, 교훈은 ‘진리와 정의와 사랑의 나라를 위하여’ 입니다. 1956년 계명기독대학, 1965년 계명대학을 거쳐 1978년 계명대학교로 교명을 변경하였습니다.2003년 현재 13개 대학원, 3개 계열, 20개 단과대학, 84개 학과로 이루어져 있으며, 부속기관인 계명대학교박물관은 가야문화와 관련한 컬렉션으로 유명합니다. 이 밖에 다양한 부설연구기관을 보유하고 있습니다.
* 동아대학교 소개	산업부문 : 교육
동아대학교는 1946년 개교하였으며, 1959년 종합대학으로 승격되었습니다. 2003년 현재 10개 대학원, 11개 단과대학, 28개 학부, 5개 학과로 구성되어 있으며, 부속기관과 부설연구기관을 보유하고 있습니다. 특히, 독일의 아헨공과대학교, 영국의 리버풀대학교, 이탈리아의 메시나대학교 등 50여개 이상의 외국 대학 및 기관과 자매결연을 맺고 있습니다.